Группа компаний «МЕДСИ» перевела кадровые процессы в электронный формат, внедрив платформу HRlink. Решение было выбрано после тендера и учитывало специфику медицинской отрасли, включая необходимость удобного расчета отпусков для персонала с особым графиком работы. Система должна была быть проста в использовании и позволять подписывать документы с мобильных устройств, так как сотрудники часто работают с несколькими ИТ-системами и не всегда имеют доступ к рабочим компьютерам. Внедрение проходило поэтапно: сначала ИТ-команда адаптировала инфраструктуру, развернув сервис на локальных серверах и настроив безопасную эксплуатацию, а затем к системе подключались департаменты, начиная с ИТ- и кадровой служб центрального офиса, после чего масштабирование охватило клиники в Москве и Санкт-Петербурге.
В ходе проекта компания скорректировала подход к согласованию документов, разработав отдельные маршруты для разных подразделений вместо единого сценария. Это позволило учесть уникальную организациную структуру сети, в которую входит более 143 клиник в России и за рубежом, где трудятся свыше 15 тысяч сотрудников. Ранее отсутствие единого цифрового поля приводило к хаосу: документы передавались лично, по почте, в виде сканов или даже через SMS. Теперь платформа объединяет работу с кадровыми документами в единой цифровой среде, что стало возможным благодаря гибкой настройке коммуникаций и интеграции с «1С».
По итогам внедрения почти весь штат компании использует HRlink, и более 70% кадровых процессов переведено в электронный вид. Срок оформления нового сотрудника сократился с 1,5–2 часов до 45 минут за счет оптимизации процесса ознакомления с локальными нормативными актами. Сотрудники получили возможность самостоятельно подавать заявления, отслеживать их согласование и обращаться к электронному кадровому архиву в любое время. Мария Никонова, начальник управления трудовых отношений ГК «МЕДСИ», отметила, что проект стал успешным решением сложной задачи цифровизации в распределенной структуре здравоохранения, а Данила Морогин, генеральный директор HRlink, подчеркнул, что система снижает операционную нагрузку на HR и ускоряет взаимодействие внутри организации.