Сеть гибких офисов Aspace внедрила платформу Okdesk для цифровизации сервисных процессов, охватив обслуживание 6 866 рабочих мест на 12 площадках общей площадью более 49 тыс. кв. м. Решение было принято в условиях роста сложности управления офисными пространствами, где операторы сталкиваются с увеличением числа арендаторов и требований к скорости обслуживания. В Москве функционирует 175 подобных пространств, однако в первом полугодии 2026 года спрос на них снизился на 31,5% год к году, что вынуждает компании уделять больше внимания качеству клиентского опыта.
Платформа Okdesk используется для обработки обращений арендаторов, эксплуатации объектов и внутреннего контроля качества, объединяя все эти функции в едином контуре. Система аккумулирует базу объектов и резидентов, регистрирует заявки клиентов, а также позволяет сотрудникам создавать собственные задачи по итогам обходов площадок. Это дает возможность выявлять эксплуатационные проблемы до того, как на них обратит внимание клиент, и вести планово-предупредительные работы с использованием чек-листов для ежедневного контроля менеджеров.
Ключевым преимуществом внедрения стала возможность контроля соблюдения большого количества SLA по различным типам обращений. Отчеты системы помогают отслеживать изменения в нагрузке и качестве сервиса, выявлять отклонения и анализировать их причины, что позволяет не только оперативно реагировать на текущие проблемы, но и корректировать процессы на основе накопленной статистики. Особое внимание уделяется сбору обратной связи от арендаторов, данные о высоком уровне удовлетворенности которой используются для оценки клиентского опыта и дальнейшего совершенствования сервисных процессов.
Операционный директор Aspace Мария Грибакина отметила, что для компании цифровизация — это не просто регистрация и закрытие заявок, а возможность видеть операционные процессы целиком. Данные Okdesk позволяют отслеживать, где меняется нагрузка, где возникают отклонения от SLA и как эволюционирует качество сервиса. По словам Грибакиной, эти данные становятся основой для постоянной эволюции сервиса и повышения качества клиентского опыта, объединяя обслуживание, эксплуатацию, профилактику и аналитику в единую систему управления.
