Подготовка отчетности на основе данных от различных сотрудников часто сопряжена с длительными сроками, ошибками и высокой стоимостью из-за человеческого фактора. Переход на новые системы обычно встречает сопротивление персонала, привыкшего к сложившимся схемам работы. Решением стала разработка Smart Forms Pro — веб-системы, которая сохраняет привычный формат работы с электронными таблицами, но отказывается от ручной обработки файлов и бесконечных согласований. Большинство организаций начинают с Excel, однако со временем шаблоны усложняются, требуя значительных ресурсов для поддержания точности. Традиционный подход имеет недостатки: необходимость постоянных сверок, трудности с отслеживанием истории изменений, увеличение затрат на согласование и сложности при исправлении ошибок в исходных данных, влияющих на сводные отчеты.
Smart Forms Pro представляет собой обновленную веб-систему, разработанную как самостоятельное решение, хотя и интегрируемое с платформой Visiology. Пользователи работают не с отдельными копиями файлов, а с формами в централизованной системе, что позволяет сохранить привычный табличный интерфейс с ячейками и элементами управления, аналогичными Excel. Ответственные за шаблоны могут использовать распространенные Excel-формулы, а существующие формы можно переиспользовать. Особый интерес вызывает возможность создания форм на основе существующих Excel-шаблонов с помощью искусственного интеллекта. Система включает сервер MCP (Model Context Protocol), позволяющий ИИ-приложениям взаимодействовать с ней через стандартный интерфейс. Это дает возможность использовать большие языковые модели (LLM) для автоматизации переноса шаблонов, что существенно ускоряет процесс создания форм, которые вручную могли бы занимать много времени. Результат работы ИИ требует проверки, особенно если шаблон содержит сложные формулы.
Технически Smart Forms Pro — это веб-приложение с централизованным хранением форм и данных на базе PostgreSQL. Управление процессом сбора и согласования происходит внутри одной системы, что обеспечивает ряд преимуществ. Во-первых, централизация: все этапы, включая запросы на уточнение и согласования, находятся в одном месте, без необходимости искать информацию в почте или мессенджерах. Во-вторых, контроль изменений: после согласования данные блокируются для редактирования, а при необходимости форму можно вернуть на этап согласования. В-третьих, поддержка расчетов: система позволяет использовать формулы для пересчета итоговых значений при изменении исходных данных. Также обеспечивается протоколирование действий участников с возможностью просмотра и отката изменений, а также настройка регламентов сбора, сроков и условий приема данных.
Дополнительные возможности системы включают отображение текущего прогресса по кампаниям, настройку уведомлений о ходе работы и важных событиях, а также разграничение прав доступа через роли пользователей. Можно настраивать логические проверки и ограничения для предотвращения ввода некорректных значений. Собранные данные можно передавать в Visiology для дальнейшего анализа с автоматическим обновлением визуализаций на дашбордах при уточнении исходных данных. Таким образом, Smart Forms Pro объединяет ввод данных, их проверку, согласование и подготовку к анализу, устраняя необходимость управления версиями Excel-файлов. Продукт позволяет перенести сбор структурированных данных в централизованную систему, сохранив привычный интерфейс, но добавив функции автоматизации, поддержки формул и интеграции с ИИ через MCP.
